Księgowość na zewnątrz firmy
Outsourcing księgowy polega na zleceniu firmie zewnętrznej kompleksowej obsługi księgowej. Oddając księgi rachunkowe w ręce profesjonalistów Klient ma możliwość skoncentrowania się na zasadniczym profilu działalności swojej firmy. Nie musi śledzić bieżących zmian w przepisach, czy szkolić swojej kadry. Łatwiej też może zaplanować koszty związane z funkcjonowaniem tego obszaru firmy.
Podstawowym celem, motywacją i oczekiwaną korzyścią procesu outsourcingu jest niewątpliwie obniżenie kosztów i to na kilku płaszczyznach. Przede wszystkim chodzi o koszty związane z zatrudnianiem, ponieważ co oczywiste wraz ze zmniejszaniem etatów zmniejszeniu ulegają kwoty przeznaczone na wynagrodzenie, zabezpieczenie emerytalne, chorobowe i socjalne, a także szereg innych kosztów związanych np. z urlopami, zwiększaniem kwalifikacji personelu, kosztami utrzymania stanowiska pracy pracownika - lokalu, w którym pracuje, amortyzacji sprzętu biurowego, połączeń telefonicznych, zużycia energii. Daje to możliwość ograniczenia lub nawet wyeliminowania kosztów związanych z kadrowością, czy tworzeniem zespołu księgowego. Jednym słowem outsourcing to w założeniu oszczędność. Wolne środki to z kolei dalszy rozwój i nowe inwestycje.
Outsourcing usług księgowych ma za zadanie prowadzenie ksiąg rachunkowych na zlecenie podmiotów zewnętrznych. Proces efektywny, długofalowy, wymagający kontroli i monitorowania. Przeznaczony dla małych przedsiębiorstw, którzy nie chcą tworzyć dodatkowych miejsc pracy, jak również dla dużych i bogatych firm. Komitet Bazylejski oraz Committee of European Banking Supervisors (Europejska Komisja Nadzorów Bankowych, w skrócie CEBS) wyznaczają wytyczne zgodnie z którymi umowa outsourcing ma funkcjonować. I tak - Komitet Bazylejski określa, że:
Zasady te są w pewnym stopniu zbieżne z wytycznymi CEBS, tj. Europejskiej Komisji Nadzorów Bankowych , która proponuje:
W polskim prawie umowę outsourcingu zalicza się do kategorii umów nienazwanych, jest to kombinacja kilku cywilnoprawnych umów, na przykład umów o dzieło, leasingu, umowy zlecenia czy umowy najmu. Stosuje się więc prawo tych umów nazwanych, a także ogólne zasady właściwe dla niech wszystkich.
Korzyści płynace ze zlecenia prowadzenia ksiąg przez firmę zewnętrzną to:
Najczęściej wymienianą wadą outsourcingu jest utrata kontroli nad wydzielaną funkcją. Jest to z pewnością prawda. Czy jednak można mówić o całkowitej utracie kontroli? Niekoniecznie. Występuje tu raczej zmiana charakteru kontroli, a nie jej utrata. Zlecając księgowość na zewnątrz tracimy możliwość nadzoru bezpośredniego nad danym działaniem, ale nadal pozostaje nam kontrola efektów. Można żądać wyjaśnień w zakresie stosowanych rozwiązań, a w razie niedotrzymania ustalonych parametrów jakościowych przewidywane są zwykle kary umowne.
Warto zwrócić również uwagę na możliwość powierzenia przez przedsiębiorcę z Polski prowadzenia ksiąg rachunkowych przedsiębiorcy z innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej oraz Europejskiego Stowarzyszenia Wolnego Handlu (EFTA), uprawnionemu do świadczenia usług w tym zakresie. Może mieć to szczególne znaczenie dla przedsiębiorców z Polski wchodzących w skład większej grupy kapitałowej, w której podmiot odpowiedzialny za prowadzanie księgowości wszystkich spółek z grupy posiada siedzibę poza terytorium Polski. Jakkolwiek taki scenariusz jest prawnie dopuszczalny, obwarowano go pewnymi warunkami. W szczególności księgi powinny być prowadzone tak, aby mogły zostać w krótkim czasie udostępnione na każde żądanie polskich organów, zastosowanie bowiem tutaj znajduje wspomniany powyżej art. 11a ustawy o rachunkowości.