Outsourcing księgowości

Księgowość na zewnątrz firmy

Outsourcing księgowy polega na zleceniu firmie zewnętrznej kompleksowej obsługi księgowej. Oddając księgi rachunkowe w ręce profesjonalistów Klient ma możliwość skoncentrowania się na zasadniczym profilu działalności swojej firmy. Nie musi śledzić bieżących zmian w przepisach, czy szkolić swojej kadry. Łatwiej też może zaplanować koszty związane z funkcjonowaniem tego obszaru firmy.

Podstawowym celem, motywacją i oczekiwaną korzyścią procesu outsourcingu jest niewątpliwie obniżenie kosztów i to na kilku płaszczyznach. Przede wszystkim chodzi o koszty związane z zatrudnianiem, ponieważ co oczywiste wraz ze zmniejszaniem etatów zmniejszeniu ulegają kwoty przeznaczone na wynagrodzenie, zabezpieczenie emerytalne, chorobowe i socjalne, a także szereg innych kosztów związanych np. z urlopami, zwiększaniem kwalifikacji personelu, kosztami utrzymania stanowiska pracy pracownika - lokalu, w którym pracuje, amortyzacji sprzętu biurowego, połączeń telefonicznych, zużycia energii. Daje to możliwość ograniczenia lub nawet wyeliminowania kosztów związanych z kadrowością, czy tworzeniem zespołu księgowego. Jednym słowem outsourcing to w założeniu oszczędność. Wolne środki to z kolei dalszy rozwój i nowe inwestycje.

Outsourcing usług księgowych ma za zadanie prowadzenie ksiąg rachunkowych na zlecenie podmiotów zewnętrznych. Proces efektywny, długofalowy, wymagający kontroli i monitorowania. Przeznaczony dla małych przedsiębiorstw, którzy nie chcą tworzyć dodatkowych miejsc pracy, jak również dla dużych i bogatych firm. Komitet Bazylejski oraz Committee of European Banking Supervisors (Europejska Komisja Nadzorów Bankowych, w skrócie CEBS) wyznaczają wytyczne zgodnie z którymi umowa outsourcing ma funkcjonować. I tak - Komitet Bazylejski określa, że:

1. Umowa powinna definiować zakres oraz poziom czynności.
2. Prawa klientów nie powinny być naruszone, w szczególności te dotyczące dochodzenia odszkodowania.
3. Podmiot regulowany przy ocenie ryzyka powinien rozważyć między innymi operacyjny i finansowy wpływ outsourcingu na swą działalność, stopień trudności, czas potrzebny na wybranie innego usługodawcy.
4. Straty klientów poniesione na skutek nienależytego wykonania usługi.

Zasady te są w pewnym stopniu zbieżne z wytycznymi CEBS, tj. Europejskiej Komisji Nadzorów Bankowych , która proponuje:

1. funkcje zarządu oraz odpowiedzialność kluczowa i strategiczna nie mogą być outsourcowane;
2. po stronie zarządu leży ostateczna odpowiedzialność za właściwe zarządzanie ryzykiem;
3. instytucja outsourcująca powinna w szczególności uważać, kiedy wydziela czynności istotne;
4. w stosunku do czynności o charakterze mniej istotnym nie powinno być żadnych ograniczeń;
5. instytucja outsourcująca powinna dysponować strategią działania, głównie plany awaryjne i sposoby zakończenia współpracy;
6. zasady instytucji outsourcingowych powinny włączać metody zarządzania ryzykiem powiązanym z umowami outsourcingowymi;
7. każda umowa outsourcingowa powinna mieć formę wyczerpującego kontraktu;
8. instytucja powinna zapewniać, iż istnieje umowa odnosząca się do jakości świadczonych usług (SLA- service level agreement);
9. organy nadzoru powinny mieć dostęp do informacji, oraz prawo do zamawiania lub przeprowadzania inspekcji u usługodawcy;
10. organy nadzoru powinny interesować się koncentracją ryzyka, gdy jeden usługodawca obsługuje kilka instytucji;
11. organy nadzoru powinny skupiać uwagę na ryzyku powiązanym z outsourcingiem łańcuchowym, czyli takim gdzie usługodawca przekazuje innemu podmiotowi wykonanie pewnych czynności.

W polskim prawie umowę outsourcingu zalicza się do kategorii umów nienazwanych, jest to kombinacja kilku cywilnoprawnych umów, na przykład umów o dzieło, leasingu, umowy zlecenia czy umowy najmu. Stosuje się więc prawo tych umów nazwanych, a także ogólne zasady właściwe dla niech wszystkich.

Korzyści płynace ze zlecenia prowadzenia ksiąg przez firmę zewnętrzną to:

1. możliwość redukcji kosztów poprzez utrzymanie niższego zatrudnienia,
2. współpraca z wykwalifikowanym personelem firmy outsourcingowej,
3. najwyższa jakość usług przy stosunkowo niewielkim koszcie,
4. mniejsze nakłady inwestycyjne m.in. na zakup oprogramowania księgowego i prawnego, sprzętu komputerowego.

Najczęściej wymienianą wadą outsourcingu jest utrata kontroli nad wydzielaną funkcją. Jest to z pewnością prawda. Czy jednak można mówić o całkowitej utracie kontroli? Niekoniecznie. Występuje tu raczej zmiana charakteru kontroli, a nie jej utrata. Zlecając księgowość na zewnątrz tracimy możliwość nadzoru bezpośredniego nad danym działaniem, ale nadal pozostaje nam kontrola efektów. Można żądać wyjaśnień w zakresie stosowanych rozwiązań, a w razie niedotrzymania ustalonych parametrów jakościowych przewidywane są zwykle kary umowne.

Warto zwrócić również uwagę na możliwość powierzenia przez przedsiębiorcę z Polski prowadzenia ksiąg rachunkowych przedsiębiorcy z innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej oraz Europejskiego Stowarzyszenia Wolnego Handlu (EFTA), uprawnionemu do świadczenia usług w tym zakresie. Może mieć to szczególne znaczenie dla przedsiębiorców z Polski wchodzących w skład większej grupy kapitałowej, w której podmiot odpowiedzialny za prowadzanie księgowości wszystkich spółek z grupy posiada siedzibę poza terytorium Polski. Jakkolwiek taki scenariusz jest prawnie dopuszczalny, obwarowano go pewnymi warunkami. W szczególności księgi powinny być prowadzone tak, aby mogły zostać w krótkim czasie udostępnione na każde żądanie polskich organów, zastosowanie bowiem tutaj znajduje wspomniany powyżej art. 11a ustawy o rachunkowości.